5 lecții învățate pe propria piele despre organizarea unui eveniment – November Notes in Social Media 2017
A trecut și a doua ediție a conferinței November Notes in Social Media. Încă nu știu dacă vom organiza și o a treia, dar știu că am învățat câteva lucruri esențiale.
Dacă acum 367 de zile eram super optimiste, anul acesta suntem ceva mai rezervate. Cel puțin eu, căci de fel sunt foarte critică cu mine însămi. Lăsând supărările personale la o parte, am făcut o listă de idei cu care am rămas în urma organizării acestui eveniment.
Sunt câteva lucruri pe care le rumeg de câteva zile și care sunt așa, un fel de lecții în acest hobby numit organizare de conferințe și adunat oameni la un loc.
Planificarea este componentă esentială a oricărei actiuni – nimic nu e spontan, totul e gandit
Faci un plan și te ții de el. Uneori trebuie să ai un plan B și apoi unul C, iar dacă ești super norocos, ai nevoie de planuri cât să acoperi întregul alfabet. Ei bine, am descoperit că e complicat să fii chiar atât de organizat și am creat o strategie simplă – mă gândesc mereu la cel mai rău lucru care se poate întâmpla și o iau descrescător.
N-o fac pentru că sunt pesimistă, ci pentru a evita acele crize care de obicei apar pe ultima sută de metri.
Am două argumente pentru această teorie:
Unu. Sunt lucrurile pe care le poți evita (să trimiți grafica la print din timp) și lucruri care nu depinde de tine (unul, doi sau chiar trei speakeri întârzie pentru că ceață, trafic și alte scuze omenești). Având clar delimitate aceste aspecte, știi cum poți jongla cu restul. Doi. Dacă ai scenariul deja făcut, nimic nu te poate lua prin surpindere. E exact așa cum îi spunea Little Finger Sansei în S7, E3 (2017):
Fight every battle everywhere, always in your mind. (…) Every possible series of events is happening all at once. Live that way and nothing will surpise you. Everything that happens will be something that you have seen before.
Implementarea completează perfect planificarea
Pare logic, nu-i așa? Uneori, însă, stăm atât de prost la acest capitol, încât putem avea cea mai bună planificare că-i degeaba dacă nu o și implementăm conform hârtiei. Da, știu – există țâșpe mii de factori care dau planul de acasă peste cap și te provoacă să te reorganizezi la fața locului. Și revin la ce am spus mai sus – pune cel mai rău scenariu în față ca să poți construi în așa fel încât să îl eviți.
De exemplu, la November Notes in Social Media 2017 am avut o tombolă alături de Ultramarin, unde am făcut extragerea în baza cărții de vizită (Felicitări, Romina!). Anunțasem tombola din timp pe facebook, prin newsletters și cu toate acestea, au fost participanți fără cărți de vizită.
Nu se puteau înscrie la tombolă, dar, pentru că am prevăzut acest lucru, am pregătit cartonașe care așteptau să fie transformate în cărți de vizită. #laudă
Atentia la detalii – pentru ca ele fac diferenta
Probabil că tocmai această atenție face diferența între un eveniment bun și unul excelent. Degeaba ai vorbitori grozavi, dacă microfonul bârâie, ori dacă lumea se tot plimbă prin sală. Poți să ai cele mai calitative badge-uri, mape și pixuri, dacă la toaletă nu este hârtie. Nu sunt îndeajuns activările partenerilor, oricât de bune ar fi, dacă mâncarea nu este suficientă, iar apa nu este destul de rece.
De reținut este că tocmai aceste detalii te sâcâie cel mai mult înainte de eveniment.
Sigur, dacă ai o echipă bună cu care să lucrezi, totul devine mult mai ușor. Noi le-am avut pe Andreea, Corina, Denisa, Andreea și Ana-Maria care au fost partenere de nădejde la bine și la greu.
Cere ajutorul atunci când te simti depășit de situatie
Poate cel mai greu lucru este să recunoști când nu te descruci. Decât să o faci lată, mai bine cere ajutorul altora cu ceva mai multă experiență. Am înțeles într-un final că a o da de gard e atât de firesc, încât doar cei care nu fac lucruri nu înețeg de ce greșeala este atât de necesară evoluției.
Și tot aici aș adăuga importanța asumării tuturor deciziilor. În fond, niciodată nu știi cu adevărat dacă o hotărâre e bună sau nu decât după ce trece proba timpului. Oricum ar fi, aceasta trebuie înțeleasă, argumentată și mai ales asumată.
Pe noi ne-au ajutat cei de la 123contact form și client.tips într-un moment în care tot ce-mi doream este să-mi închid telefonul, laptopul și să fug în munți.
Oamenii sunt cei mai importanti
November Notes in Social Media este un eveniment cu și pentru bloggeri. Totodată este o modalitate prin care am cunoscut zeci de oameni care au crezut în idea noastră și ne-au ajutat să o planificăm și implementăm așa cum ne-am propus.
Aici mă leg de toți partenerii și prietenii care sfătuit, încurajat și oferit soluții practice.
Vă mulțumesc și mă-nclin vouă pentru tot efortul depus!
Cea mai mare bucurie este aceea de a vedea că ideea ta a prins rădăcini, iar oamenii o susțin cum știu ei mai bine. Dramatic sau nu, #novembernotes2017 n-ar fi existat fără toți oamenii implicați.
